Quý khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu nhập khẩu và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam, tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết. Để có thể thực hiện các thủ tục ấy một cách nhanh chóng, cũng như là không phải tốn thời gian đi lại, không phải đau đầu suy nghĩ về những thủ tục pháp lý rườm rà, quý khách hãy giao gánh nặng ấy cho chúng tôi.

Là đơn vị uy tín và có kinh nghiệm trong tư vấn và hỗ trợ các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam, True Legal sẽ thay mặt bạn thực hiện tất cả các công việc pháp lý cần thiết để doanh nghiệp có thể nhập khẩu và phân phối sản phẩm một cách hợp pháp, cũng như hỗ trợ tư vấn cặn kẽ về những vấn đề liên quan bao gồm: tư vấn việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, thuế nhập khẩu, thủ tục hải quan nhập khẩu mỹ phẩm, quy định kiểm tra hậu mại mỹ phẩm, quảng cáo mỹ phẩm.

Trong nội dung bài viết này, Công ty xin trình bày sơ bộ các vấn đề liên quan đến việc tư vấn thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu. 

Những khách hàng tiêu biểu True Legal đã thực hiện dịch vụ Công bố mỹ phẩm nhập khẩu thành công: Công ty cổ phần dịch vụ thương mại tổng hợp Vincommerce, Công ty TNHH Cha All, Công ty TNHH PowerVina, Công ty TNHH VIEEA, Công ty TNHH Thương mại nước hoa và mỹ phẩm Pháp,...

QUY ĐỊNH VỀ THÀNH PHẦN HỒ SƠ CÔNG BỐ MỸ PHẨM NHẬP KHẨU

1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

     • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Ở đây được hiểu chính là đăng ký kinh doanh của đơn vị muốn làm công bố mỹ phẩm;

     • Giấy phép kinh doanh có mã ngành 4649 với nội dung chi tiết: Bán buôn mỹ phẩm; mã ngành 4772 với nội dung: Bán lẻ mỹ phẩm và mã ngành 4789: bán lẻ mỹ phẩm tại chợ (Hệ thống mã ngành nghề theo Quyết định 337/2010/QĐ-BKHDT)

     • Số lượng: 01 bản scan bản chính

2. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

► Với đội ngũ chuyên gia, luật sư, dược sĩ chuyên ngành cùng sự am hiểu các thủ tục pháp lý, True Legal sẽ giúp công ty soạn thảo phiếu Công bố nếu sử dụng dịch vụ Công bố Mỹ phẩm của chúng tôi.

                                                                                       Phiếu công bố mỹ phẩm

   *** Lưu ý: Các thông tin cần thể hiện trên Phiếu công bố sản phẩm:

     • Tên nhãn hàng và tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm phải được cung cấp, theo trình tự sau: tên nhãn hàng, dòng sản phẩm (nếu có), tên sản phẩm.

                                 Ví dụ: L’oreal Feria Color 3D Hot Ginger

     • Dạng sản phẩm: Các dạng sản phẩm được liệt kê theo danh sách trong phiếu công bố mỹ phẩm. Có thể lựa chọn nhiều hơn một dạng sản phẩm.

                                                                       Ví dụ:  Loreal Men Expert

     • Mục đích sử dụng: Là thông tin về chức năng hoặc công dụng của sản phẩm, không phải cách sử dụng, ví dụ giữ ẩm cho da mặt, da tay,...

*** Lưu ý: Một số ví dụ về các tính năng thường gặp không được chấp nhận đối với mỹ phẩm theo từng loại sản phẩm (đây chưa phải là danh mục đầy đủ):

→ Những tính năng trên có thể được làm giảm nhẹ đi và mang tính mỹ phẩm hơn. Ví dụ: đối với tính năng “loại bỏ hoàn toàn dầu cho da” có thể điều chỉnh làm nhẹ hơn như sau:

     • Dạng trình bày: Chỉ lựa chọn một dạng thích hợp nhất trong 4 dạng sản phẩm. Sau đây là giải thích về các dạng sản phẩm.

     → “Dạng đơn lẻ” được trình bày trong một dạng đóng gói đơn lẻ: Kem nền, kem chống nắng, kem dưỡng trắng da, phấn má, son môi, dầu gội, sữa tắm.,...

     → “Một nhóm các màu” là một nhóm các sản phẩm mỹ phẩm có thành phần tương tự nhau và đ­ược sản xuất bởi cùng một nhà sản xuất, có cùng mục đích sử dụng, nhưng có màu sắc khác nhau: Son, màu mắt, hoặc đánh móng tay,..

     → “Bảng các màu trong một dạng sản phẩm” là một nhóm các màu như được định nghĩa ở trên, được đóng trong một loạt các bảng: Phấn mắt, phấn má, son môi...

     → “Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm” là các dạng sản phẩm giống hoặc khác nhau và đ­ược bán trong cùng một bao gói. Không thể bán riêng từng loại: Ví dụ như một hộp các màu mắt và môi, một hộp chứa cả các dạng kem chăm sóc da,…

     → Đối với các sản phẩm dạng một nhóm các màu, bảng các màu trong một dạng sản phẩm và các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm nếu đáp ứng điều kiện có thành phần tương tự nhau và đ­ược sản xuất bởi cùng một nhà sản xuất, có cùng mục đích sử dụng, nhưng có màu sắc khác nhau thì được lập chung trong một phiếu công bố. (Riêng đối với sản phẩm nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng cho từng màu, mùi.)

      → Trong bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm, CFS cùng với Giấy ủy quyền là 2 văn bản quan trọng nhất và chỉ có doanh nghiệp mới có thể xin được, đơn vị dịch vụ không làm thay giúp bạn được. True Legal sẽ cùng đội ngũ chuyên gia sẽ phân tích hồ sơ và đánh giá sự phù hợp về tính pháp lý của CFS.

                                                            Giấy chứng nhận bán hàng tự do (CFS - Certificate of Free Sale)

     ♦ Tên tiếng Anh: Certificate of Free Sales.

     ♦ CFS phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

     → CFS do nước sở tại cấp là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, còn hạn. Trường hợp CFS không nêu thời hạn thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp.

     → CFS phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

     ♦ Trên CFS phải ghi rõ là sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và bán tự do tại thị trường của nước sản xuất;

     ♦ Số lượng: 01 bản scan bản chính

*** Lưu ý rằng: CFS nếu không phải được cơ quan có thẩm quyền của nước sản xuất sản phẩm  cấp thì không hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam.

     Ví dụ: Công ty A (Việt Nam) nhập khẩu sản phẩm mỹ phẩm từ công ty B (Đức). Công ty B là chủ sở hữu sản phẩm đặt gia công sản xuất tại công ty C (Pháp). Trong trường hợp này, CFS phải do cơ quan có thẩm quyền tại Pháp cấp để chứng nhận sản phẩm đạt các yêu cầu chất lượng và được lưu hành tự do tại Pháp.

     → Giấy ủy quyền do chính Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm và Doanh nghiệp giao kết với nhau mà không một đơn vị dịch vụ nào có thể làm thay được. True Legal sẽ cùng đội ngũ chuyên gia sẽ phân tích hồ sơ và đánh giá sự phù hợp về tính pháp lý của Giấy ủy quyền.

                                                                                                        Giấy ủy quyền sản phẩm (POA)

     ♦ Giấy ủy quyền là của Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam.

     ♦ Tên tiếng Anh: Authorized letter (LOA);

     ♦ Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

     ♦ Ngôn ngữ trình bày phải bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh;

*** Nội dung giấy ủy quyền phải nêu rõ:

+ Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;

+ Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;

+ Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);

+ Thời hạn ủy quyền;

+ Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;

+ Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền

     ♦ Số lượng: 01 bản scan bản chính

*** Lưu ý rằng: Giấy ủy quyền do đơn vị thương mại (Đại lý, nhà phân phối, đơn vị được Nhà sản xuất/ Chủ sở hữu ủy quyền phân phối, Siêu thị, Trung tâm thương mại...) mà không phải trực tiếp là nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền thì giấy ủy quyền đó không hợp lệ theo quy định Việt Nam.

     Ví dụ: Công ty A (Việt Nam) nhập khẩu sản phẩm mỹ phẩm từ công ty B (Đức). Công ty B là công ty thương mại phân phối nhiều mặt hàng của nhiều nhãn hàng khác nhau trong đó có mỹ phẩm. Tuy nhiên, công ty B lại không trực tiếp là nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu của các sản phẩm mỹ phẩm công ty A nhập. Trong trường hợp này, thư ủy quyền do công ty B cấp cho công ty A là không hợp lệ theo quy định Việt Nam.

5. Bảng thành phần 

     → Bảng thành phần do đơn vị sản xuất hoặc nhà cung cấp sản phẩm mỹ phẩm cung cấp cho doanh nghiệp nhập khẩu về Việt Nam; True Legal sẽ cùng đội ngũ chuyên gia sẽ phân tích hồ sơ, kiểm tra các chất có trong thành phần và đánh giá sự phù hợp của thành phần trong hồ sơ. 

                                                                                       Bảng công thức thành phần mỹ phẩm

     ♦ Yêu cầu không được có trong thành phẩn là chất cấm theo Quy định tại các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN;

   Ví dụ: Các chất cấm thường gặp trong sản phẩm: Antibiotics, 2- Methylresorcinol, Butoxydiglycol, Diethylene Glycol, Human Adipocyte Conditioned Media Extract, Isopropylparaben, Isobutylparaben, Phenylparaben, Benzylparaben, Pentyparaben, m- phenylene diamine, Phytomenadione, Phytonadion, rh – Oligopeptide-, rh – Oligopeptide-2, rh – Oligopeptide-3, ……. rh – Oligopeptide-30, Tranexamic Acid, Acid Aminocaproic, Dihydroxyacetone...

     ♦ Nêu đầy đủ tỷ lệ phần trăm của các thành phần có quy định về giới hạn nồng độ, hàm lượng tại các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN

     Ví dụ: Các chất yêu cầu giới hạn hàm lượng thường gặp trong sản phẩm Propylparaben (0.14 ), Butylparaben (0.14 ), Methylpareben (0.4) Tổng các đuôi “paraben” không được vượt quá 0.8%; Axit Dehydroacetic không được vượt quá 0.6%, Axit Lactic không được vượt quá 0,2 %, 4-amino-2-Hydroxytolueno không được vượt quá 1,5%,...

6. Tài khoản và Chữ ký số

     →  Sau khi chuẩn bị đầy đủ các Giấy tờ nêu trên, True Legal sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục còn lại cho Công bố Mỹ phẩm. Cụ thể: True Legal sẽ thực hiện nộp hồ sơ online qua hệ thống một cửa Quốc Gia tại địa chỉ: https://vnsw.gov.vn/. Do vậy, doanh nghiệp cần cần phải đăng ký tài khoản trên hệ thống này và phải cung cấp cho chúng tôi chữ ký số trong bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm để chúng tôi thực hiện up hồ sơ online trên hệ thống (Có thể ký số qua phần mềm teamviewer hoặc ultraview).

7. Những câu hỏi thường gặp của khách hàng

 Câu hỏi 1: Chào Quý công ty, bên mình đang muốn nhập khẩu một số dòng son có nhiều màu, trường hợp này mình sẽ phải làm công bố cho từng màu son không ạ ?

→ Trả lời: - Theo quy định tại Điểm b, Điều 5,Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm thì các sản phẩm cùng một chủ sở hữu sản phẩm thuộc một trong các trường hợp sau đây được phép công bố trong một Phiếu công bố:
+ Các sản phẩm được đóng dưới tên chung và được bán dưới dạng một bộ sản phẩm.
+ Các sản phẩm cùng tên, cùng dòng sản phẩm có công thức tương tự nhau nhưng có màu sắc hoặc mùi khác nhau. Đối với sản phẩm nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng cho từng màu, mùi.
+ Các dạng khác sẽ được Cục Quản lý dược - Bộ Y tế quyết định dựa vào quyết định của Hội đồng mỹ phẩm ASEAN.

Vì vậy, Trường hợp nếu sản phẩm son của bên mình có công thức tương tự nhau chỉ khác nhau về chất tạo màu thì có thể gộp chung vào một phiếu công bố. 

 Câu hỏi 2: Làm thế nào để phân loại đâu là một sản phẩm mỹ phẩm?

→ Trả lời: Theo Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm, mỹ phẩm được phân loại thành 20 nhóm sản phẩm được quy định cụ thể tại Mục 2 (dạng sản phẩm) của Phụ lục số 01-MP của Thông tư. 

Tiêu chí để phân loại sản phẩm mỹ phẩm dựa vào tính năng, mục đích sử dụng, thành phần công thức, đường dùng của sản phẩm và định nghĩa về mỹ phẩm quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011. 

“Sản phẩm mỹ phẩm là một chất hay chế phẩm được sử dụng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thể con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt”

Việc đánh giá công bố tính năng sản phẩm (nêu ở phần mục đích sử dụng cũng như tên sản phẩm) không thể tách rời với việc xem xét một sản phẩm có phải là sản phẩm mỹ phẩm hay không. Tính năng, mục đích sử dụng sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng Hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 03-MP của Thông tư số 06/2011/TT-BYT). Thành phần công thức sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng các Phụ lục của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. 

 Câu hỏi 3: Tôi muốn nhập khẩu mẫu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm thì cần thực hiện những thủ tục nào ?

→ Trả lời: Tổ chức, cá nhân nhập khẩu mỹ phẩm để nghiên cứu, kiểm nghiệm phải gửi đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm tới Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế (Phụ lục số 14-MP Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm). Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 10 mẫu.  Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm được làm thành 03 bản. Sau khi được phê duyệt, 02 bản được lưu tại Cục Quản lý Dược, 01 bản gửi đơn vị. Bản gửi đơn vị có đóng dấu “Bản gửi doanh nghiệp” để trình cơ quan Hải quan khi làm thủ tục thông quan. Các sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu để nghiên cứu, kiểm nghiệm phải được sử dụng đúng mục đích, không được phép đưa ra lưu thông trên thị trường. 

Thủ tục này không quy định phải nộp phí/ lệ phí.

 Câu hỏi 4: Nội dung bắt buộc phải có trong thư ủy quyền là những nội dung nào ?

→ Trả lời: Theo quy định tại Điều 6, Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm thì Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Về hình thức : Ngôn ngữ trình bày của thư ủy quyền phải là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

- Về nội dung :  Giấy uỷ quyền phải có đầy đủ các nội dung sau:

a) Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
b) Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
c) Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
d) Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
đ) Thời hạn ủy quyền;
e) Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
g) Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

Đồng thời ,đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

 Câu hỏi 5: Tôi đang muốn nhập khẩu sản phẩm nước rửa tay có phải làm công bố không ?

→ Trả lời: Hiện nay nước rửa tay sẽ được phân làm 02 loại để làm công bố :

- Nước rửa tay thường : Loại nước rửa tay này phải rửa lại với nước, giúp làm sạch tay. Đối với sản phẩm nước rửa tay thường sẽ được coi là mỹ phẩm và áp dụng theo Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm để làm công bố mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược

- Nước rửa tay khô diệt khuẩn: Nước rửa tay khô  là loại nước rửa tay không phải rửa lại với nước. Nước rửa tay diệt khuẩn là loại nước rửa tay mới hiện nay bên trong thành phần của nước rửa tay có chất diệt khuẩn. Đối với sản phẩm nước rửa tay khô diệt khuẩn sẽ được coi là chế phẩm diệt khuẩn và làm đăng ký lưu hành chế phẩm diệt khuẩn tại Cục quản lý môi trường theo Nghị định 91/2016/NĐ-CP về quản lý hóa chất chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế.

True Legal luôn tự hào là công ty cung cấp dịch vụ nhập khẩu và phân phối sản phẩm mỹ phẩm. Trải qua nhiều năm tích lũy kinh nghiệp trong lĩnh vực này, chúng tôi  thêm tự tin cung cấp thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu đến Qúy khách hàng đang có nhu cầu.

Thông tin liên hệ yêu cầu tư vấn thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu:

CÔNG TY TNHH TRUE LEGAL VIỆT NAM 

Hotline: 096 948 3539/ 093 123 3539

Điện thoại: (024) 2219 9090 

Email: info@truelegal.vn  

Địa chỉ trụ sở: Số 17 lô 6, KĐT Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội

VPGD: Số 35 Trung Kính, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội