Công bố mỹ phẩm là bước đầu tiên cá nhân/ tổ chức nhập khẩu mỹ phẩm cần phải thực hiện thủ tục trước khi nhập hàng về thị trường Việt Nam. Không có Giấy công bố sản phẩm mỹ phẩm của Cục quản lý Dược thì không thể làm thủ tục hải quan nhập khẩu mỹ phẩm. Việc chuẩn bị, nộp, và xác nhận hồ sơ phải tuân thủ theo những quy định cụ thể khá chặt chẽ, nên cũng dễ phát sinh vướng mắc. Chính vì vậy, bạn cần tìm hiểu cặn kẽ các bước cần thiết khi thực hiện thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm.

Có rất nhiều khách hàng hỏi về thủ tục công bố mỹ phẩm nhưng lại thiếu những điều kiện cần thiết. Có lẽ một trong những việc khó khăn nhất khi làm thủ tục hải quan – nhập khẩu mỹ phẩm là khâu công bố mỹ phẩm. Hiện có nhiều công ty chuyên cung cấp các dịch vụ này, nhất là các công ty luật, với mức phí không hề thấp: khoảng 1,5-2 triệu đồng cho một Phiếu công bố. Tuy nhiên, với những ai chưa có kinh nghiệm thì cũng nên cân nhắc phương án sử dụng dịch vụ bên ngoài, ít nhất là cho những lô hàng đầu tiên. Vì nếu chậm công bố, chưa làm xong thủ tục, thì phí lưu kho bãi phát sinh cũng khá nhiều, chưa kể có thể bị phạt chậm thông quan.

True Legal luôn tự hào là công ty cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu chuyên nghiệp. Trải qua nhiều năm tích lũy kinh nghiệp trong lĩnh vực công bố mỹ phẩm, chúng tôi  thêm tự tin cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu đến Qúy khách hàng đang có nhu cầu.

Những khách hàng tiêu biểu True Legal đã thực hiện dịch vụ Công bố mỹ phẩm nhập khẩu thành công: Công ty cổ phần dịch vụ thương mại tổng hợp Vincommerce, Công ty TNHH Cha All, Công ty TNHH PowerVina, Công ty TNHH VIEEA, Công ty TNHH Thương mại nước hoa và mỹ phẩm Pháp,...

                                                                                        Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu

1. THẨM QUYỀN CÔNG BỐ MỸ PHẨM:

     -  Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế

2. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN THỦ TỤC CÔNG BỐ MỸ PHẨM:

     → Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

     → Sản phẩm công bố là sản phẩm mỹ phẩm với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt.

3. NHỮNG SẢN PHẨM ĐƯỢC COI LÀ MỸ PHẨM

      Vấn đề đầu tiên bạn cần hiểu sản phẩm như thế nào được gọi là “Sản phẩm mỹ phẩm” và tất cả nhưng “Sản phẩm mỹ phẩm đều phải có công bố mỹ phẩm thì mới được lưu hành ra ngoài thị trường (kể cả hàng sản xuất trong nước).

      Trong Thông tư 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 1 năm 2011 của Bộ y tế về công bố mỹ phẩm, Mục 1 ,chương I ghi rõ “Sản phẩm mỹ phẩm là một chất hay chế phẩm được sử dụng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thể con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt”

      → Như vậy những sản phẩm thông dụng như nước hoa, kem đánh răng, lăn nách khử mùi, gel làm tóc, kem dưỡng da,… được coi là sản phẩm mỹ phẩm. Cũng là dòng nước hoa nhưng Nước xịt thơm phòng, nước thơm dùng trong xe ô tô,… thì không được coi là sản phẩm mỹ phẩm mà nó là hóa mỹ phẩm.

4. HỒ SƠ CÔNG BỐ MỸ PHẨM NHẬP KHẨU 

5. LƯU Ý

     - Mỗi sản phẩm mỹ phẩm phải được làm một Phiếu công bố riêng, có hiệu lực trong vòng 5 năm. Nhiều trường hợp, một lô hàng khoảng 100 mục hàng, người nhập khẩu mỹ phẩm phải làm đủ 100 Phiếu công bố. Tuy nhiên, các sản phẩm cùng một chủ sở hữu sản phẩm thuộc một trong các trường hợp sau đây được phép công bố trong một Phiếu công bố:

     + Các sản phẩm được đóng dưới tên chung và được bán dưới dạng một bộ sản phẩm.

     + Các sản phẩm cùng tên, cùng dòng sản phẩm có công thức tương tự nhau nhưng có màu sắc hoặc mùi khác nhau. Đối với sản phẩm nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng cho từng màu, mùi.

     - Cần lưu ý, một số trường hợp không cần phải làm công bố mỹ phẩm được quy định rõ tại Điều 35 Thông tư 06/2011/TT-BYT. Đó là khi mỹ phẩm nhập khẩu có mục đích sau:

     → để nghiên cứu, kiểm nghiệm;

     → là quà biếu, tặng;

     → để trưng bày tại hội chợ, triển lãm và các trường hợp tạm nhập tái xuất khác

     - Những loại này phải được sử dụng đúng mục đích, chứ không được đem ra lưu thông trên thị trường.

6. CÔNG VIỆC TRUE LEGAL THỰC HIỆN

     • Tư vấn các vấn đề pháp lý trước khi thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm ;

     • Xây dựng danh sách tên sản phẩm công bố trên CFS và Thư ủy quyền phù hợp với tên sản phẩm trên nhãn sản phẩm thực tế. Tránh trường hợp Hải quan từ chối thông quan vì tên sản phẩm trên hồ sơ công bố không trùng khớp với tên sản phẩm trên nhãn sản phẩm thực tế khi nhập về

     • Cung cấp biểu mẫu CFS , xây dựng nội dung thư ủy quyền , kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của giấy tờ trước khi đem đi Hợp pháp hóa lãnh sự và đưa về Việt Nam

     • Kiểm tra và xác nhận thông tin các chất cấm và chất vượt quá giới hạn nồng độ có trong Công thức thành phần của mỹ phẩm (Nếu có).

     • Kiểm tra đánh giá tính hợp pháp của tài liệu, hồ sơ và tư vấn cho khách hàng hoàn thiện một cách đúng nhất với cơ quan có thẩm quyền;

     • Hướng dẫn chi tiết việc hoàn thiện các giấy tờ của nước ngoài phù hợp với quy định của từng quốc gia.

     • Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả tại Cục Quản lý Dược của Bộ

     • Tư vấn khách hàng sau công bố lưu hành mỹ phẩm.

7. HIỆU LỰC GIẤY PHÉP CÔNG BỐ MỸ PHẨM: 05 năm.

     → Hết thời hạn hiệu lực của giấy phép, Quý khách hàng phải thực hiện thủ tục Công bố lại cho những sản phẩm đã công bố.

8. THỜI GIAN VÀ QUY TRÌNH CÔNG BỐ MỸ PHẨM

→ Trong vòng 01 ngày True Legal tiếp nhận thông tin, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và tư vấn khách hàng chuẩn bị hồ sơ hợp lệ.

       → Từ  03 - 04 ngày True Legal soạn hồ sơ, nộp hồ sơ và hoàn tất nộp phí nhà nước đến Cục quản lý dược

             → Từ 10 -15 ngày làm việc nhận kết quả hồ sơ công bố.

9. CƠ SỞ PHÁP LÝ CÔNG BỐ MỸ PHẨM

     • Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm ngày 25 tháng 01 năm 2011;

     • Công văn số 1609/QLD-MP Hướng dẫn phân loại mỹ phẩm, công bố tính năng mỹ phẩm;

     • Quyết định số 10/2010/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với sản phẩm, hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu;

     • Hiệp định về hệ thống hòa hợp Asean trong quản lý Mỹ phẩm;

     • Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa.

     • Sửa đổi, bổ sung Khoản 4 Điều 4 và Phụ lục số 01-MP Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm.

10. NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

 Câu hỏi 1: Chào Quý công ty, bên mình đang muốn nhập khẩu một số dòng son có nhiều màu, trường hợp này mình sẽ phải làm công bố cho từng màu son không ạ ?

→ Trả lời: - Theo quy định tại Điểm b, Điều 5,Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm thì các sản phẩm cùng một chủ sở hữu sản phẩm thuộc một trong các trường hợp sau đây được phép công bố trong một Phiếu công bố:
+ Các sản phẩm được đóng dưới tên chung và được bán dưới dạng một bộ sản phẩm.
+ Các sản phẩm cùng tên, cùng dòng sản phẩm có công thức tương tự nhau nhưng có màu sắc hoặc mùi khác nhau. Đối với sản phẩm nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng cho từng màu, mùi.
+ Các dạng khác sẽ được Cục Quản lý dược - Bộ Y tế quyết định dựa vào quyết định của Hội đồng mỹ phẩm ASEAN.

Vì vậy, Trường hợp nếu sản phẩm son của bên mình có công thức tương tự nhau chỉ khác nhau về chất tạo màu thì có thể gộp chung vào một phiếu công bố. 

 Câu hỏi 2: Làm thế nào để phân loại đâu là một sản phẩm mỹ phẩm?

→ Trả lời: Theo Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm, mỹ phẩm được phân loại thành 20 nhóm sản phẩm được quy định cụ thể tại Mục 2 (dạng sản phẩm) của Phụ lục số 01-MP của Thông tư. 

Tiêu chí để phân loại sản phẩm mỹ phẩm dựa vào tính năng, mục đích sử dụng, thành phần công thức, đường dùng của sản phẩm và định nghĩa về mỹ phẩm quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011. 

“Sản phẩm mỹ phẩm là một chất hay chế phẩm được sử dụng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thể con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt”

Việc đánh giá công bố tính năng sản phẩm (nêu ở phần mục đích sử dụng cũng như tên sản phẩm) không thể tách rời với việc xem xét một sản phẩm có phải là sản phẩm mỹ phẩm hay không. Tính năng, mục đích sử dụng sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng Hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 03-MP của Thông tư số 06/2011/TT-BYT). Thành phần công thức sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng các Phụ lục của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. 

 Câu hỏi 3: Tôi muốn nhập khẩu mẫu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm thì cần thực hiện những thủ tục nào ?

→ Trả lời: Tổ chức, cá nhân nhập khẩu mỹ phẩm để nghiên cứu, kiểm nghiệm phải gửi đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm tới Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế (Phụ lục số 14-MP Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm). Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 10 mẫu.  Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm được làm thành 03 bản. Sau khi được phê duyệt, 02 bản được lưu tại Cục Quản lý Dược, 01 bản gửi đơn vị. Bản gửi đơn vị có đóng dấu “Bản gửi doanh nghiệp” để trình cơ quan Hải quan khi làm thủ tục thông quan. Các sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu để nghiên cứu, kiểm nghiệm phải được sử dụng đúng mục đích, không được phép đưa ra lưu thông trên thị trường. 

Thủ tục này không quy định phải nộp phí/ lệ phí.

 Câu hỏi 4: Nội dung bắt buộc phải có trong thư ủy quyền là những nội dung nào ?

→ Trả lời: Theo quy định tại Điều 6, Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm thì Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Về hình thức : Ngôn ngữ trình bày của thư ủy quyền phải là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

- Về nội dung :  Giấy uỷ quyền phải có đầy đủ các nội dung sau:

a) Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
b) Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
c) Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
d) Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
đ) Thời hạn ủy quyền;
e) Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
g) Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

Đồng thời ,đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

 Câu hỏi 5: Tôi đang muốn nhập khẩu sản phẩm nước rửa tay có phải làm công bố không ?

→ Trả lời: Hiện nay nước rửa tay sẽ được phân làm 02 loại để làm công bố :

- Nước rửa tay thường : Loại nước rửa tay này phải rửa lại với nước, giúp làm sạch tay. Đối với sản phẩm nước rửa tay thường sẽ được coi là mỹ phẩm và áp dụng theo Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm để làm công bố mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược

- Nước rửa tay khô diệt khuẩn: Nước rửa tay khô  là loại nước rửa tay không phải rửa lại với nước. Nước rửa tay diệt khuẩn là loại nước rửa tay mới hiện nay bên trong thành phần của nước rửa tay có chất diệt khuẩn. Đối với sản phẩm nước rửa tay khô diệt khuẩn sẽ được coi là chế phẩm diệt khuẩn và làm đăng ký lưu hành chế phẩm diệt khuẩn tại Cục quản lý môi trường theo Nghị định 91/2016/NĐ-CP về quản lý hóa chất chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế.