Năm 2021 thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. 

Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, TRUE LEGAL tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở VIỆT NAM

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Bên cạnh điều kiện đã đề cập trên, thương nhân nước ngoài cũng cần lưu ý đến các hạn chế liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện. Trên thực tế, để dễ dàng quản lý hoạt động của văn phòng đại diện, công ty mẹ thường bổ nhiệm các vị trí quản lý hoạt động của văn phòng đại diện, và các vị trí này thường là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc công ty con trong một tập đoàn. Tuy nhiên, việc làm này lại vô tình vi phạm quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hạn chế kiêm nhiệm chức vụ của trưởng phòng đại diện đối với các vị trí sau:

-          Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

-          Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

-          Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

-          Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp trưởng văn phòng đại diện kiêm nhiệm các vị trí được đề cập nêu trên, văn phòng đại diện có thể bị phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 40.000.000 VNĐ đến 60.000.000 VNĐ theo quy định tại Điều 4 và Điều 57 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở VIỆT NAM

BƯỚC 01: Chuẩn bị cho các giấy tờ yêu cầu cho việc thành lập văn phòng đại diện

Nhóm 1: Các loại giấy tờ trực tiếp từ nước ngoài

► Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài.

► Thư bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài.

► Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

Các loại giấy tờ được nêu ở trên phải được cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nhóm 2: Các loại giấy tờ khác phải thu thập trong nước

► Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu và văn phòng đại diện.

► Các loại giấy tờ liên quan đến địa điểm thành lập văn phòng đại diện:

+  Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh Thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở văn phòng đại diện.

+ Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật liên quan.

Các loại giấy tờ ở nhóm 1 đã được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.

BƯỚC 02: Xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

-           Sở Công thương Tỉnh/Thành phố;

-           Cục thuế Tỉnh/Thành phố;

-           Công an Tỉnh/Thành phố

Hồ sơ:

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại;

LƯU Ý:

► Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

► Tài liệu quy định tại Điểm b phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:

Nhà đầu tư nước ngoài có thể góp vốn bằng tiền như thế nào

Trường hợp nào nhà đầu tư nước ngoài phải mở tài khoản trực tiếp

Thủ tục chuyển đổi khoản vay từ công ty mẹ ở nước ngoài thành vốn góp công ty con

Vốn điều lệ vốn đầu tư dự án và những vấn đề pháp lý liên quan

Những khó khăn khi thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và giải pháp

Nhà đầu tư nước ngoài có được thực hiện dự án kinh doanh bất động sản tại Việt Nam

Can foreign investors invest in the real estate business in Vietnam

Business location of foreign investors in viet nam

Ngành nghề ưu đãi đầu tư và thủ tục áp dụng ưu đãi đầu tư

Một số lợi ích và hạn chế của việc thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Một số rủi ro trong hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Với mục tiêu hỗ trợ toàn diện đem lại sự an tâm, thuận tiện và đơn giản hóa trải nghiệm kinh doanh của khách hàng, True Legal cung cấp dịch vụ pháp lý xuyên suốt hành trình kinh doanh của khách hàng trên các lĩnh vực Quản lý rủi ro và Tuân thủ của doanh nghiệp – Sở hữu trí tuệ - Quản lý thuế, Kế toán tài chính - Quản trị nội bộ doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm trong giải quyết các vụ việc pháp lý cùng kiến thức chuyên môn sâu rộng và sự tin tưởng và tiếp tục sử dụng, giới thiệu cho bạn bè, người quen của khách hàng cũ luôn là sự mạnh mẽ khẳng định uy tín, chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin liên hệ yêu cầu dịch vụ tư vấn pháp lý:

CÔNG TY TNHH TRUE LEGAL VIỆT NAM

Hotline: 096 948 3539/ 093 123 3539

Điện thoại: (024) 2219 9090 

Email: info@truelegal.vn

Địa chỉ trụ sở: Số 22 Trần Kim Xuyến, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

VPGD tại HCMC: Số 11Bis Phan Ngữ, Đakao, Quận 1, Hồ Chí Minh