Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được xem là bước khởi đầu an toàn trước khi thương nhân tiến hành hàng loạt những thủ tục phức tạp và chi phí tốn kém để thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài. Để giúp nhà đầu tư nước ngoài cân nhắc những ưu điểm và hạn chế của hình thức hiện diện pháp nhân này, trong phạm vi bài viết TRUE LEGAL sẽ làm rõ những lợi ích và hạn chế của việc thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam.

LỢI ÍCH KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở VIỆT NAM

1.      THĂM DÒ THỊ TRƯỜNG 

Đối với các thương nhân nước ngoài lần đầu bỡ ngỡ bước chân vào thị trường Việt Nam, khi mục đích chủ yếu ban đầu chỉ mới là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường trong khi chuẩn bị cho việc kinh doanh chính thức thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án được khá nhiều người lựa chọn.

2.      THỦ TỤC ĐƠN GIẢN 

So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập doanh nghiệp có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thủ tục thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.

Để thành lập văn phòng đại diện thì thương nhân nước ngoài chỉ cần đáp ứng các điều kiện:

► Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

► Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký, thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

3.      KHÔNG CÓ YÊU CẦU VỀ VỐN 

Các công ty thuộc sở hữu nước ngoài cần phải có kế hoạch đầu tư. Đây không phải là một số lượng nhỏ và trong nhiều trường hợp, các nhà đầu tư muốn kiểm tra thị trường đầu tiên trước khi thực hiện các cam kết vốn này.

Là văn phòng đại diện nước ngoài, bạn sẽ không có bất kỳ vốn và do đó nhu cầu vốn không được áp dụng. Đối với một số nhà đầu tư cũng có nghĩa là họ sẽ không phải chơi với mức vốn tối thiểu và làm mọi việc theo pháp luật.

4.      CẤP PHÉP NHANH 

Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh. Trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, văn phòng đại diện đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.

5.      TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Thành lập một doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua rất nhiều giai đoạn với rất nhiều thủ tục, giấy tờ và đặc biệt là chi phí cho công tác này có thể lên đến vài nghìn đô. Mặt khác, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường tại Việt Nam là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro.

Lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.

6.      BƯỚC ĐỆM ĐỂ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP VỐN NƯỚC NGOÀI 

Mặc dù theo quy định, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay các hoạt động sinh lời khác, văn phòng đại diện là cơ quan thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh... cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Một khi hình ảnh, thương hiệu của thương nhân nước ngoài đã trở nên quen thuộc và nổi tiếng với khách hàng tại thị trường Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể an tâm thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và chính thức hoạt động thương mại tại Việt Nam.

HẠN CHẾ CỦA VIỆC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở VIỆT NAM

Văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sau:

► Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận và tạo thu nhập. Các hoạt động này bao gồm các giao dịch mua bán và các hoạt động giao dịch trực tiếp – từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một dự án. Trong trường hợp thương nhân chưa có đủ thông tin để quyết định việc đầu tư thì văn phòng đại diện sẽ là chỗ đứng phù hợp tại Việt Nam, vì các chi phí trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện sẽ thấp hơn nhiều so với việc thành lập Công ty con. Ngược lại, thành lập công ty cổ phẩn hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ là lựa chọn tối ưu đối với những nhà đầu tư có dự định sản xuất sản phẩm ở Việt Nam hoặc tiến hành các hoạt động bán hàng. Việc thành lập công ty ở Việt Nam sẽ giúp cho các nhà đầu tư có được sự linh hoạt hơn trong các hoạt động kinh doanh

► Nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty.

► Điều phối việc mua bán thay mặt công ty mẹ.

► Đàm phán, ký kết và giao kết hợp đồng, nộp hồ sơ dự thầu và giải quyết khiếu nại.

► Xuất hóa đơn. Tất cả các hóa đơn được phát hành phải thuộc công ty mẹ ở nước ngoài.

►  Mua, đặt hàng hoặc thanh toán hàng hóa thay mặt cho công ty mẹ.

► Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm do công ty mẹ cung cấp.

► Thực hiện các hoạt động với tư cách là đại lý giữa khách hàng và công ty mẹ của khách hàng.

Nếu một văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động khác không được phép tại Việt Nam, ví dụ như mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ, thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.

Nếu điều này xảy ra, các công ty nước ngoài có thể bị phạt, cũng như Việt Nam đánh thuế đối với tất cả thu nhập nhận được trong nước.

► Văn phòng đại diện nước ngoài cần phải tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và trả lương hàng tháng. Việc thanh toán chi phí bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể sẽ lên tới 34,5% trên mức lương cơ bản. Người nước ngoài làm việc trên 03 (ba) tháng sẽ được cấp Giấy phép lao động.

► Văn phòng đại diện nước ngoài sẽ phải tuân thủ các quy định liên quan đến thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) như đăng kí mã số thuế cho từng cá nhân, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Thuế TNCN cho người không cư trú là 20% trên số thu nhập hợp pháp tại Việt Nam, người cư trú là từ 5% tới 35% trên thu nhập toàn cầu.

► Văn phòng đại diện nước ngoài phải tuân thủ các quy định liên quan như Luật chống rửa tiền, các luật về thuế, Luật thương mại cho các hoạt động tại Việt Nam. Cụ thể, văn phòng đại diện phải thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh liên quan để phục vụ các câu hỏi hay yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 03 (ba) tới 05 (năm) năm hoạt động, Cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác nhận tính xác hợp pháp, hợp lệ của từng giao dịch…

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:

Nhà đầu tư nước ngoài có thể góp vốn bằng tiền như thế nào

Trường hợp nào nhà đầu tư nước ngoài phải mở tài khoản trực tiếp

Thủ tục chuyển đổi khoản vay từ công ty mẹ ở nước ngoài thành vốn góp công ty con

Vốn điều lệ vốn đầu tư dự án và những vấn đề pháp lý liên quan

Những khó khăn khi thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và giải pháp

Nhà đầu tư nước ngoài có được thực hiện dự án kinh doanh bất động sản tại Việt Nam

Can foreign investors invest in the real estate business in Vietnam

Business location of foreign investors in Viet Nam

Ngành nghề ưu đãi đầu tư và thủ tục áp dụng ưu đãi đầu tư

Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Một số rủi ro trong hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Với mục tiêu hỗ trợ toàn diện đem lại sự an tâm, thuận tiện và đơn giản hóa trải nghiệm kinh doanh của khách hàng, True Legal cung cấp dịch vụ pháp lý xuyên suốt hành trình kinh doanh của khách hàng trên các lĩnh vực Quản lý rủi ro và Tuân thủ của doanh nghiệp – Sở hữu trí tuệ - Quản lý thuế, Kế toán tài chính - Quản trị nội bộ doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm trong giải quyết các vụ việc pháp lý cùng kiến thức chuyên môn sâu rộng và sự tin tưởng và tiếp tục sử dụng, giới thiệu cho bạn bè, người quen của khách hàng cũ luôn là sự mạnh mẽ khẳng định uy tín, chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin liên hệ yêu cầu dịch vụ tư vấn pháp lý:

CÔNG TY TNHH TRUE LEGAL VIỆT NAM

Hotline: 096 948 3539/ 093 123 3539

Điện thoại: (024) 2219 9090 

Email: info@truelegal.vn

Địa chỉ trụ sở: Số 22 Trần Kim Xuyến, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

VPGD tại HCMC: Số 11Bis Phan Ngữ, Đakao, Quận 1, Hồ Chí Minh