1. CÁC RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG THỦ TỤC KÊ KHAI – QUYẾT TOÁN THUẾ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

-  Văn phòng chưa lập báo cáo thu chi và sổ quỹ tiền mặt hợp lệ;

-  Sau khi nhận tiền từ công ty mẹ, văn phòng có thực hiện các khoản chi phí nhưng không có hóa đơn chứng từ hợp lệ chứng minh, đặc biệt là các chi phí công tác phí và chi phí văn phòng, chi phí thuê nhà, thuê xe, trả cho nhà cung cấp khác. Hoá đơn chứng từ hợp lệ được qui định trong các luật thuế – kế toán hiện hành;

-  Chi phí mua máy móc và vật tư trực tiếp sản xuất chi thưởng cho nhân viên… không phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện;

- Các khoản chi hoa hồng cho khách hàng, công tác phí, tiền ăn uống khác sẽ bị cân nhắc là các khoản lợi ích cá nhân cho một số đối tượng và sẽ bị tính thuế thu nhập cá nhân;

- Văn phòng tính và nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế dựa trên lương cơ bản (không tính trên tổng quĩ lương) nhưng chưa đăng ký hệ thống thang bậc lương theo qui định; hoặc tính bảo hiểm trên tổng quĩ lương dẫn đến chi phí trích theo lương lớn, giảm khả năng tuyển dụng thêm nhân sự mới phục vụ hoạt động kinh doanh;

-  Văn phòng có trên 10 lao động nhưng chưa làm thủ tục đăng ký nội qui lao động theo quy định;

-  Văn phòng chưa làm thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế theo qui định;

-  Đặc biệt là có trường hợp, hệ thống hồ sơ chứng từ thể hiện văn phòng đang hoạt động theo cách thức của một công ty sản xuất mà không kê khai doanh thu, nộp thuế TNDN, thuế GTGT, … theo đó sẽ tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng khi các cơ quan nhà nước liên quan thực hiện các hoạt động kiểm tra chuyên ngành.

GIẢI PHÁP XỬ LÝ RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN KÊ KHAI – QUYẾT TOÁN THUẾ

Nhằm ngăn chặn các rủi ro không mong muốn liên quan đến thủ tục kê khai-quyết toán thuế của văn phòng đại diện, văn phòng cần:

1.      Xác định rõ danh mục các thủ tục, báo cáo, hồ sơ phải tuân thủ theo qui định;

2.      Hoàn chỉnh các bộ chứng từ liên quan đến hóa đơn từ các nhà cung cấp, các hồ sơ công tác phí, hồ sơ lao động tiền lương từ năm 2017 về trước… theo hướng giải trình để tránh bị áp thuế và truy thu thuế;

3.      Đăng ký nội qui lao động, thỏa ước lao động tập thể theo qui định. Thủ tục này giúp cho văn phòng giải trình được nhiều khoản chi trả thực tế như công tác phí và các phúc lợi khác cho nhân viên…

4.      Chủ động chuẩn bị sổ thu chi (cashbook, petty cash) cho văn phòng với các nội dung chính như sau:

Thu thập các hồ sơ chứng từ gốc mỗi tháng, tổ chức và lưu trữ vào các folder chuẩn (Business records management), bao gồm:

-       Bảng sao kê tài khoản ngân hàng kèm theo các chứng từ và hóa đơn hợp lệ;

-       Sổ thu chi tiền mặt (Cashbook, petty cash) kèm theo các hóa đơn chứng từ hợp lệ;

-      Tiền lương và các khoản phúc lợi thực trả kèm theo bảng lương và hồ sơ nhân viên hợp lệ;

-       Các hồ sơ và báo cáo tuân thủ khác phải nộp cho các cơ quan nhà nước.

Mỗi tháng lập báo cáo và thực hiện kiểm toán nội bộ về các báo cáo tuân thủ và bộ chứng từ:

-       Lập báo cáo thu chi chuẩn (standard cashbook and petty cash);

-       Soát xét các hoạt động của văn phòng theo các qui định hiện hành, thiết lập mối quan hệ giữa các giao dịch theo hướng hợp pháp và tối ưu theo các yêu cầu của nhà nước;

-       Tính toán và tối ưu các khoản thuế, bảo hiểm phải nộp, khắc phục các rủi ro và phòng ngừa. Hoàn chỉnh bộ chứng từ hợp pháp cho từng giao dịch, làm cho mỗi bộ chứng từ trở thành căn cứ pháp lý hợp pháp cho các giao dịch hơp pháp.

ü  Lập các báo cáo thuế của văn phòng đại diện, báo cáo quyết toán thuế của văn phòng đại diện, thư xác nhận nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, hồ sơ miễm giảm thuế của văn phòng đại diện.

2. RỦI RO KHI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO THEO QUY ĐỊNH

Các rủi ro có thể kể đến khi văn phòng đại diện không thực hiện báo cáo theo quy định:

Thứ nhất: Theo quy định tại Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định;

Thứ hai: Trường hợp có dấu hiệu vi phạm, cơ quan nhà nước còn có thể tiến hành các thủ tục kiểm tra liên ngành gồm sự phối hợp của cơ quan thuế – lao động – sở công thương để làm việc trực tiếp tại trụ sở văn phòng.

Thứ ba: Điểm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là cách trình bày nội dung của báo cáo hoạt động còn liên quan đến căn cứ để đối chiếu với việc khai báo lao động, khai – nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên và trưởng văn phòng, nội dung và cách trình bày của các báo cáo này còn ảnh hưởng đến việc xem xét thời gian gia hạn giấy phép văn phòng trong những lần tiếp theo (một năm, hai năm hay năm năm).

CÁCH TRUE LEGAL PHỐI HỢP QUẢN LÝ BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG HẰNG NĂM THEO QUY ĐỊNH

Để hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện báo cáo hoạt động hằng năm hiệu quả nhất, True Legal tiến hành:

·       Đánh giá tổng quan về các hoạt động của văn phòng;

·        Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý quan hệ lao động;

·       Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý và tuân thủ về thuế TNCN;

·       Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến các thủ tục tuân thủ cho người nước ngoài làm việc ở văn phòng;

·       Lập báo cáo hoạt động với các nội dung phù hợp, phòng ngừa các rủi ro, vi phạm, giúp giữ gìn tín nhiệm của văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia hạn giấy phép hoặc các thủ tục tuân thủ khác của văn phòng ở Việt Nam trong các năm về sau;

·       Thay mặt khách hàng giải trình mọi yêu cầu từ cơ quan nhà nước;

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:

Nhà đầu tư nước ngoài có thể góp vốn bằng tiền như thế nào

Trường hợp nào nhà đầu tư nước ngoài phải mở tài khoản trực tiếp

Thủ tục chuyển đổi khoản vay từ công ty mẹ ở nước ngoài thành vốn góp công ty con

Vốn điều lệ vốn đầu tư dự án và những vấn đề pháp lý liên quan

Những khó khăn khi thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và giải pháp

Nhà đầu tư nước ngoài có được thực hiện dự án kinh doanh bất động sản tại Việt Nam

Can foreign investors invest in the real estate business in Vietnam

Business location of foreign investors in Viet Nam

Ngành nghề ưu đãi đầu tư và thủ tục áp dụng ưu đãi đầu tư

Một số lợi ích và hạn chế của việc thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Với mục tiêu hỗ trợ toàn diện đem lại sự an tâm, thuận tiện và đơn giản hóa trải nghiệm kinh doanh của khách hàng, True Legal cung cấp dịch vụ pháp lý xuyên suốt hành trình kinh doanh của khách hàng trên các lĩnh vực Quản lý rủi ro và Tuân thủ của doanh nghiệp – Sở hữu trí tuệ - Quản lý thuế, Kế toán tài chính - Quản trị nội bộ doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm trong giải quyết các vụ việc pháp lý cùng kiến thức chuyên môn sâu rộng và sự tin tưởng và tiếp tục sử dụng, giới thiệu cho bạn bè, người quen của khách hàng cũ luôn là sự mạnh mẽ khẳng định uy tín, chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin liên hệ yêu cầu dịch vụ tư vấn pháp lý:

CÔNG TY TNHH TRUE LEGAL VIỆT NAM

Hotline: 096 948 3539/ 093 123 3539

Điện thoại: (024) 2219 9090 

Email: info@truelegal.vn

Địa chỉ trụ sở: Số 22 Trần Kim Xuyến, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

VPGD tại HCMC: Số 11Bis Phan Ngữ, Đakao, Quận 1, Hồ Chí Minh