Trong thực tế có rất nhiều văn phòng đại diện đã và đang phải chi trả cho những bài học đắt giá vì đã không đáp ứng được các thủ tục tuân thủ theo quy định địa phương. Các thủ tục tuân thủ này hoàn toàn có thể nhận diện và kiểm soát ngay từ đầu. Trong phạm vi bài viết này, TRUE LEGAL sẽ chỉ ra các thủ tục tuân thủ và văn phòng đại diện cần lưu ý, tránh những rủi ro pháp lý sau này.

4.1.    THỦ TỤC TUÂN THỦ BAN ĐẦU SAU KHI ĐƯỢC CẤP GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

-    Tiến hành hoạt động văn phòng theo các nội dung đã đăng ký tại trụ sở và thông báo cho cơ quan cấp phép;

-    Treo bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện;

-    Đăng ký khắc con dấu của văn phòng đại diện;

-    Đăng ký mã số thuế của văn phòng đại diện;

-    Thu thập hồ sơ nhân viên và soạn thảo hợp đồng lao động theo quy định, đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên;

-    Khai báo tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động

4.2.    MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Ngày 12/2/2018, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Thông tư 02/2018 (Thông tư này có hiệu lực từ ngày 12/02/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 32/2016/TT-NHNN, theo đó:

Trước ngày 01/03/2019, (Trước đây, yêu cầu phải thực hiện việc chuyển đổi trước ngày 01/03/2018) các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải phối hợp với khách hàng là hộ gia đình, văn phòng đại diện, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoàn thành việc thực hiện ký lại hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán để chuyển đổi sang hình thức:

-    Tài khoản thanh toán của cá nhân;

-    Hoặc tài khoản thanh toán của pháp nhân;

-    Hoặc tài khoản thanh toán chung;

-    Hoặc phải đóng tài khoản nếu khách có yêu cầu.

Đáng chú ý, Thông tư này đã không còn yêu cầu ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải đóng tài khoản đối với những tài khoản thanh toán của khách hàng là hộ gia đình, văn phòng đại diện, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân chưa hoàn thành việc chuyển đổi.

4.3.    THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ THUẾ VÀ KẾ TOÁN

4.3.1.    Các công việc bắt buộc

-    Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho văn phòng;

-    Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân có nhiều nguồn thu nhập hoặc có thu nhập trực tiếp từ nước ngoài;

-    Đối chiếu và cung cấp chứng từ khấu trừ thuế, thư xác nhận thu nhập cho các nhân viên đã nghỉ việc.

4.3.2.    Các công việc cần lưu ý

-    Hoàn chỉnh cash book và petty cash kèm theo các hoá đơn chứng từ hợp lệ để phục vụ cho việc kiểm tra thuế;

-    Kiểm toán lại việc khai – nộp thuế và các biên lai nộp thuế;

-    Đối chiếu lại số dư – tình trạng thuế vụ với cơ quan thuế.

4.4.    THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG NĂM

4.4.1.    Khi nào thì văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo hoạt động

Trước ngày 30 tháng Một của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép bằng hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện.

Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng. Mẫu báo cáo này VPĐD phải lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho các hoạt động khi tiến hành gia hạn/ điều chỉnh giấy phép trong suốt quá trình hoạt động.

4.4.2.    Nội dung báo cáo

    Báo cáo về tình hình sử dụng lao động:

-    Cho lao động trong nước;

-    Cho lao động nước ngoài;

-    Các tuân thủ về Bảo hiểm bắt buộc;

-    Các tuân thủ về thuế TNCN;

-    Tình hình tăng giảm lao động

    Báo cáo về các hoạt động của văn phòng liên quan đến:

-    Các hoạt động thươn mại được phép;

-    Quản lý và thúc đẩy các hợp đồng;

-    Nghiên cứu thị trường;

-    Phát triển sản phẩm;

-    Xúc tiến các cơ hội kinh doanh – mua bán hàng hoá;

-    Các hoạt động khác

4.5.    THỦ TỤC TUÂN THỦ VỀ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG

4.5.1.    Các công việc bắt buộc

-    Ký hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động cho mức lương và thu nhập mới năm cho từng nhân viên trong nước;

-    Cung cấp thư bổ nhiệm, thư xác nhận thu nhập cho các lao động nước ngoài;

-    Làm thủ tục điều chỉnh mức khai và nộp bảo hiểm các loại;

-    Đăng ký và tu chỉnh lại hệ thống thang bậc lương, nội qui lao động, thoả ước lao động… để cập nhật các qui định, chính sách phúc lợi mới áp dụng từ đầu năm.

4.5.2.    Các công việc cần lưu ý    

-    Hoàn chỉnh thông tin về sổ quản lý nhân viên của văn phòng đại diện với các nội dung cần cập nhật như số ngày nghỉ, giờ làm thêm, kỷ luật, tăng lương;

-    Làm thủ tục xác nhận thu nhập, cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho các nhân viên thời vụ, nhân viên có thu nhâp trực tiếp từ nước ngoài;

-    Đánh giá lại kết quả công việc (KPIs) của từng nhân viên ở văn phòng, phát hành thư xác nhận thành tích – phúc lợi của năm và kế hoạch phát triển – chính sách lương thưởng năm.

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:

Nhà đầu tư nước ngoài có thể góp vốn bằng tiền như thế nào

Trường hợp nào nhà đầu tư nước ngoài phải mở tài khoản trực tiếp

Thủ tục chuyển đổi khoản vay từ công ty mẹ ở nước ngoài thành vốn góp công ty con

Vốn điều lệ vốn đầu tư dự án và những vấn đề pháp lý liên quan

Những khó khăn khi thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và giải pháp

Nhà đầu tư nước ngoài có được thực hiện dự án kinh doanh bất động sản tại Việt Nam

Can foreign investors invest in the real estate business in Vietnam

Business location of foreign investors in Viet Nam

Ngành nghề ưu đãi đầu tư và thủ tục áp dụng ưu đãi đầu tư

Một số lợi ích và hạn chế của việc thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Một số rủi ro trong hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Văn phòng đại diện nước ngoài có còn còn là một phương án kinh doanh hiệu quả?

Với mục tiêu hỗ trợ toàn diện đem lại sự an tâm, thuận tiện và đơn giản hóa trải nghiệm kinh doanh của khách hàng, True Legal cung cấp dịch vụ pháp lý xuyên suốt hành trình kinh doanh của khách hàng trên các lĩnh vực Quản lý rủi ro và Tuân thủ của doanh nghiệp – Sở hữu trí tuệ - Quản lý thuế, Kế toán tài chính - Quản trị nội bộ doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm trong giải quyết các vụ việc pháp lý cùng kiến thức chuyên môn sâu rộng và sự tin tưởng và tiếp tục sử dụng, giới thiệu cho bạn bè, người quen của khách hàng cũ luôn là sự mạnh mẽ khẳng định uy tín, chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin liên hệ yêu cầu dịch vụ tư vấn pháp lý:

CÔNG TY TNHH TRUE LEGAL VIỆT NAM

Hotline: 096 948 3539/ 093 123 3539

Điện thoại: (024) 2219 9090 

Email: info@truelegal.vn

Địa chỉ trụ sở: Số 22 Trần Kim Xuyến, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

VPGD tại HCMC: Số 11Bis Phan Ngữ, Đakao, Quận 1, Hồ Chí Minh